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Mitarbeiterkommunikation in der Zahnarztpraxis: Die Top 4 – Kommunikationsstrategien

Haben Sie manchmal das Gefühl, dass die Kommunikation mit den Mitarbeitern in Ihrer Zahnarztpraxis besser laufen könnte? Kommt es immer wieder zu Kommunikationsproblemen und Missverständnissen? Falls ja, lernen Sie die vier Kommunikationstypen kennen – für ein gutes Miteinander und perfekte Arbeitsergebnisse.

Sind Kommunikationsprobleme vermeidbar?

Hapert es an der Kommunikation in der Zahnarztpraxis, leidet nicht nur das Arbeitsklima, sondern auch die Produktivität. Wo mehrere Menschen zusammenarbeiten, sind Kommunikationsprobleme keine Seltenheit. Im Wesentlichen können sich bei der Mitarbeiterkommunikation die folgenden Probleme ergeben:

  • Als Vorgesetze(r) geben Sie die Richtung vor und haben zugleich eine Vorbildfunktion. Leider fühlen sich einige Mitarbeiter beziehungsweise ZFA in der Kommunikation mit Ihnen unverstanden.
  • Bei Ansagen, die das gesamte Team betreffen, gibt es unter den Angesprochenen immer Personen, bei denen die Nachricht anders ankommt als beabsichtigt.

Kommunikationsstrategien in der Zahnarztpraxis nach Kommunikationstypen

Jeder Mensch wirft bei seiner täglichen Arbeit seine unverwechselbare Persönlichkeit in die Waagschale. Als Zahnarzt, der eine Praxis zu führen hat, ist es Ihre Aufgabe sicherzustellen, dass Ihre Weisungen und Informationen von allen richtig verstanden und umgesetzt werden. Aus diesem Grunde ist es lohnenswert, sich mit den verschiedenen Charakteren Ihrer Mitarbeiter vertraut machen und zu versuchen, jeden von ihnen individuell, das heißt mit der richtigen „Kommunikationsstrategie“ anzusprechen.

Der bewusste Einsatz von Kommunikationstaktiken – oder besser Kommunikationsstilen – hat nichts mit Manipulation zu tun, sondern trägt der Einzigartigkeit eines jeden Menschen Rechnung.

Schaffen Sie ein entspanntes Kommunikationsumfeld.

Wenn Sie sich eine funktionierende Mitarbeiterkommunikation wünschen, gilt es zunächst, die richtigen Rahmenbedingungen dafür zu schaffen:

  • Beginnen Sie bei sich selbst. Wählen Sie einen grundsätzlichen Kommunikationsansatz, der Ihrer Persönlichkeit entspricht und dazu geeignet ist, Vertrauen aufzubauen.
  • Denken Sie stets nach, welche Worte Sie wählen, bevor Sie Ihre Weisungen oder Informationen gegenüber einer Einzelperson oder dem Team kommunizieren.
  • Identifizieren Sie gemeinsam mit Ihrem Team Kommunikationsprobleme und versuchen Sie, diese gemeinsam zu beheben.
  • Entwickeln Sie gemeinsam Kommunikationsmethoden, die verbindlich für alle gelten. Sehr hilfreich ist es, die Praxisleitlinien für eine entspannte und effiziente Kommunikation schriftlich zu fixieren. Schwören Sie Ihre Mitarbeiter / ZFA darauf ein.

Lernen Sie die vier Kommunikationstypen kennen.

Teilen Sie sich selbst und Ihre Mitarbeiter in die folgenden vier Kommunikationstypen ein, damit Sie

  • Ihren Kommunikationsstil perfekt auf den Einzelnen abstimmen und so
  • die individuellen Stärken Ihrer Mitarbeiter optimal für Ihre Praxis nutzen können.

Die vier Kommunikationsstile: analytisch, intuitiv, prozess- und zielorientiert und emotional

Der Analytiker

Den Analytiker überzeugt man am besten mit Zahlen und Fakten. Er ist für emotionale Argumentationsweisen nicht besonders offen. Dieser Kommunikationstyp wähnt sich besonders sicher, wenn Klarheit herrscht. Wenn Sie ihn dagegen emotional ansprechen oder „um drei Ecken reden“, wird er sich zutiefst verunsichert fühlen.

Wichtig: Die Fokussierung auf Logik und Fakten bedeutet nicht, dass der Analytiker gefühllos ist. Manchmal wirkt er allerdings in Situationen, in denen emotionale Intelligenz wichtig ist, etwas gleichgültig und überfordert. Er lässt in der Kommunikation nur gerne Persönliches außen vor und konzentriert sich als kopfbetonter Mensch gerne auf eigene oder vorgegebene Ziele.

Kommunikationsstrategie für den Analytiker

Wenn Sie bei einem analytisch denkenden Mitarbeiter etwas erreichen wollen, sollten Sie versuchen, ihn mit Objektivität und logischen Argumenten zu überzeugen. Formulieren Sie gegenüber einem Analytiker Ihre Worte besonders präzise und untermauern Sie das Gesagte mit Daten und Faktoren.

Besonders wichtig: Geben Sie dem Analytiker Zeit, angemessen auf Ihre Argumente und Ideen einzugehen. Schließlich will er das Gesagte zunächst einmal analysieren. Oftmals wird er sich Bedenkzeit erbitten, bis er Ihnen eine klare Antwort geben kann. Der Analytiker ist kein Mitarbeiter für „Schnellschüsse“, jedoch ein großartiger „Lösungsfinder“.

Der Intuitive

Der intuitive Mitarbeiter ist nicht detailversessen wie der Analytiker, sondern hat stets das Ganze im Blick. Sein Blick für das Wesentliche bringt ihn oft dazu, den Status-Quo infrage zu stellen, weshalb er als innovativ und experimentierfreudig gilt. Der Intuitive lässt sich gerne von seinem untrüglichen Gespür leiten und trifft Entscheidungen meist spontan. Wenn man versucht, mit ihm auf analytischer Ebene zu kommunizieren, fühlt er sich oft überfordert. Dies bedeutet nicht, dass der Intuitive nicht logisch denken kann. Da er jedoch eher die Vogelperspektive einnimmt, ist es ihm nur lästig, Einzelheiten zu analysieren. Deshalb neigt er auch dazu, wichtige Aspekte seiner Arbeit zu überspringen und Aufgaben manchmal nur teilweise zu erledigen.

Kommunikation mit dem Intuitiven

Nehmen Sie in der Kommunikation mit dem Intuitiven ebenfalls die Vogelperspektive ein. Konzentrieren Sie sich dabei auf Ihre Zielsetzungen. Da sich der Intuitive ungern auf die „Micro-Ebene“ begibt, wird er schnell ungeduldig, wenn er aufgefordert wird, sich mit Details zu beschäftigen. Deshalb ist es im Gespräch mit dem intuitiven Mitarbeiter hilfreich, auf Grafiken oder eine bildhafte Sprache zurückzugreifen. Wichtiges bleibt bei diesem Kommunikationstypus mithilfe der Visualisierung viel leichter hängen.

Der intuitive Mitarbeiter ist ein großartiger Ideenfinder und hat eine untrügliche Wahrnehmung für die „richtige Richtung“. In einigen Fällen kann es jedoch sinnvoll sein, die Umsetzung dieser Ideen einem prozessorientierten Mitarbeiter zu übertragen, da dieser zielorientierter arbeitet.

Der Prozess- und Zielorientierte

Prozessorientiert arbeitende Menschen legen viel Wert auf Details. Ihre liebsten Werkzeuge im Arbeitsalltag sind Regelwerke, Checklisten und Zeitpläne.  Dieser Typus Mensch ist sehr zielorientiert und bevorzugt logische, aufeinander aufbauende Schritte. Es fällt ihm leicht, Situationen aufzuschlüsseln. Meist genießt der prozessorientierte Mitarbeiter im Zahnarzt-Team großes Vertrauen, weil man sicher sein kann, dass er alle Aufgaben perfekt erledigt. Die guten Eigenschaften prozess- und zielorientierter Kommunikatoren werfen aber auch ihre Schatten. Sie verzetteln sich allzu gerne in Details und brauchen daher zu lange für die Erledigung ihrer Aufgaben.

Kommunikationsstrategie für prozess- und zielorientierten Mitarbeiter

Verweisen Sie gegebenenfalls auf bestehende, fixierte Prozesse oder Pläne, wenn Sie prozessorientierte Mitarbeiter in Ihrer Zahnarztpraxis bitten, eine Aufgabe zu erledigen oder neue Strategien für zukünftige Prozesse zu entwickeln. Zu vage formulierte Aufgabenstellungen könnte diesen Mitarbeitertyp verunsichern und an der Aufgabe scheitern lassen.  Der Kontext einer Aufgabe oder eines Ziels sollte klar sein und die Kommunikation dem Bedürfnis des Mitarbeiters nach Struktur Rechnung tragen. Formulieren Sie Ihre Wünsche im Detail, gerne auch schriftlich, indem Sie genaue Ziel- und vor allem Zeitvorgaben für die einzeln aufgeführten Aufgabenschritte machen. Zeigen Sie genau auf, wie sich eine bestimmte Aktion (oder das Versäumen einer Aktion) auf aktuelle oder zukünftige Aufgaben sowie auf das Gesamtergebnis auswirken kann.

Der Emotionale

Emotionale Kommunikatoren sind meist beliebt, da es ihnen leichtfällt, gute und stabile Verbindungen zu ihren Kollegen aufzubauen. Der emotionale Kommunikationstyp ist emotional intelligent, ein guter Zuhörer und legt viel Wert auf ein harmonisches Miteinander im Zahnarztpraxis-Team. Mit seinem untrüglichen Gespür nimmt er Konflikte sehr schnell wahr und setzt alles daran, diese aus dem Weg zu räumen. In seiner Funktion als „Friedensstifter“ kann er helfen, die Teammoral hochzuhalten.

Ein starker Teamzusammenhalt ist eine der besten Voraussetzungen für einen funktionierenden Arbeitsalltag in der Zahnarztpraxis. Manchmal können sehr starke Beziehungen oder ein allzu großes Harmoniebedürfnis aber auch die Arbeit behindern. Dies trifft vor allem dann zu, wenn es weniger um den „Praxisfrieden“, sondern um Sachlichkeit, analytische Fähigkeiten, Fakten sowie die Übernahme von Rollen und Verantwortung geht. Kurzum: Im Team muss man im Sinne der Produktivität auch (konstruktiv) streiten können.

Kommunikation mit emotionalen Mitarbeitern

Emotionale Mitarbeiter in der Zahnarztpraxis erreichen Sie am besten mit einer gefühlsbetonten Sprache. Seien Sie authentisch, wenn Sie mit diesem Kommunikationstyp kommunizieren, denn Unstimmigkeiten und Unaufrichtigkeit entlarvt dieser dank seiner feinen Antennen sofort. Hören Sie zu und zeigen Sie echtes Interesse.

Sprechen Sie über schwierige Situationen und konkrete Aufgabenstellungen, indem Sie aufzeigen, wie sich die angestrebten Lösungen und Arbeitsergebnisse persönlich auf jeden einzelnen auswirken.

Der emotionale Kommunikator versucht stets, die Perspektive aller Beteiligten einzunehmen. Seien Sie daher geduldig und hören Sie sich seine Standpunkte gut an. Verpassen Sie jedoch nicht den richtigen Moment, in dem es gilt, die Konversation im Sinne der Ergebnisorientierung einzugrenzen. „Der Emotionale“ braucht eine sehr klare Ansprache und konkrete Ziel- und Zeitvorgaben – natürlich verpackt in einem ehrlichen, sehr menschlichen Ton. Ohne Konkretisierung neigt der emotionale Mitarbeiter dazu, seine Aufgaben aus den Augen zu verlieren und nur noch „Networking“ zu betreiben.

Fazit:

Unser kleiner Ausflug in die verschiedenen Kommunikationstypen zeigt: Jeder Sonnenstrahl wirft Schatten. Jede Stärke eines Mitarbeiters kann je nach Blickwinkel auch seine größte Schwäche sein.

Wenn Sie sich über die vier Kommunikationstypen im Klaren sind, wird es Ihnen jedoch gelingen, im Rahmen Ihrer                       Mitarbeiterkommunikation jeden Mitarbeiter so anzusprechen, dass er sich nicht vor den Kopf gestoßen fühlt. Er wird – im Gegenteil – alles daransetzen, sich optimal einzubringen und immer wieder über den Tellerrand zu schauen. Mit der richtigen Ansprache lassen sich die individuellen Stärken der einzelnen Teammitglieder dazu nutzen, Arbeitsabläufe und Arbeitsergebnisse zu optimieren.

Natürlich gibt es zwischen den vier Kommunikationstypen auch Abstufungen. Allerdings würde es den Rahmen dieses Artikels sprengen, diese zu beschreiben.

Falls Sie eine Zahnarztpraxis gründen und Mitarbeiter suchen, empfehlen wir Ihnen, einen guten Mix aus den verschiedenen Kommunikationstypen einzustellen. Damit Sie herausfinden, in welche Gruppe sich Bewerber grob einordnen lassen, sollten Sie beim Vorstellungsgespräch genau zuhören und sich Notizen machen.

Sind Sie Zahnarzt und wünschen sich eine Rundum-Sorglos-Beratung rund um das Thema-Praxisgründung? Dann nehmen Sie schnell und unverbindlich Kontakt mit uns auf. Wir haben auch viele Ihrer Fragen die richtigen Antworten. Gemeinsam finden wir Lösungen, an die Sie vielleicht vorher gar nicht gedacht haben.

Wir beraten Sie gerne!

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