Effiziente Mitarbeiterführung und Mitarbeiterkommunikation in der Zahnarztpraxis

Die meisten Zahnärzte vertrauen auf ihre beruflichen Fähigkeiten. Wenn es aber um Mitarbeiterführung und Mitarbeiterkommunikation geht, hört bei vielen von ihnen die Selbstsicherheit auf. Wir von der ZSH möchten Ihnen zeigen, wie Sie Ihre Mitarbeiter effizient führen und langfristig motivieren.

Mitarbeiterführung: eine große Herausforderung

Zahnärzte, Zahntechniker und zahntechnische Fachangestellte einzustellen, zu fördern und zu motivieren erfordert mehr als nur eine gute Menschenkenntnis. Vor allem Zahnärzten, die sich noch nie mit den Themen Mitarbeiterführung und Mitarbeiterkommunikation beschäftigt haben, bereitet dies oft Probleme. Viele fühlen sich auch von der Aufgabe überfordert, mit unproduktiven Mitarbeitern zu kommunizieren und / oder gute Mitarbeiter langfristig an sich zu binden.

Frust bis kurz vor dem Aufgeben

Wir haben in unserer Beratungstätigkeit Zahnärzte erlebt, die wegen der Personalsituation in ihrer Praxis kurz davor waren, aufzugeben. Ihre Probleme ähnelten sich:

• Mitarbeiter, die nicht verstehen, was sie tun sollten
• enttäuschte Patienten durch unangemessenes Mitarbeiterverhalten
• hohe Personalfluktuation
• viel Arbeit, aber zu wenig Einkommen, um die hohen Kredite abzubezahlen
• brachliegendes Familienleben

Mitarbeiterführung ist ein weites Feld. Deshalb haben wir einige wertvolle Tipps für Sie zusammenfasst.

Diese Themen erwarten Sie:

Woran erkenne ich produktive und unproduktive Mitarbeiter?

• Produktive Mitarbeiter: ein Traum
• Unproduktive Mitarbeiter: kein unabänderliches Schicksal
  • Die „Nicker“
  • Die Unmotivierten

Mitarbeiterkommunikation: ein wichtiger Pfeiler der Mitarbeiterführung

• Regeln aufstellen, kommunizieren, fördern
• Probleme ansprechen statt unter den Teppich kehren
• Das Mitarbeitergespräch: manchmal eine harte Nuss
  • Perspektivenwechsel: Hören Sie auch die andere Seite.

Teambesprechungen / Teammeetings: eine zeiteffiziente Methode des Personalmanagements

• Vorteile von Teambesprechungen, die Sie kennen sollten
  • Gleicher Wissensstand
  • Vereinfachte Problemlösung
  • Schaffung eines positiven Arbeitsumfeldes
  • Gelegenheit für Leistungsfeedback
  • Raum für Ideen
  • Einhaltung von Leitlinien
  • Förderung des Miteinanders

Mitarbeiter-Motivation: der Schlüssel zu einem besseren Praxisklima

• Zollen Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Anerkennung.
• Belohnen Sie Ihre Mitarbeiter.
• Halten Sie regelmäßig zwanglose Teambesprechungen ab.
• Schaffen Sie ein mitarbeiterfreundliches Arbeitsumfeld
• Schwören Sie Ihr Team auf gemeinsame Ziele ein.
• Bieten Sie Fortbildungsmöglichkeiten
• Ein wenig Spaß zwischendurch: Durchbrechen Sie die Alltagsroutine.

Woran erkenne ich produktive und unproduktive Mitarbeiter?

 Produktive Mitarbeiter: ein Traum

Gute Mitarbeiter erkennen Sie nicht unbedingt an perfekten Zeugnissen und schon gar nicht an der Einarbeitungsdauer. Jeder Mensch ist anders. Der eine gibt Ihnen bereits nach dem ersten Tag das Gefühl, schon ewig zum Team zu gehören, der andere muss erst einmal „auftauen“. Eines aber gilt für alle produktiven Teammitglieder einer Zahnarztpraxis: Sie

• sind offen,
• gehen positiv und engagiert an ihre Arbeit heran,
• stellen Fragen und sind nicht beleidigt, wenn man sie auf Fehler hinweist,
• sind stets bestrebt, ihre Fähigkeiten zu optimieren und
• legen Wert auf Fortbildung.

Kurzum: Gute Mitarbeiter bringen sich proaktiv ein. Sie können von solchen Angestellten nur träumen? Keine Sorge: Durch eine gezielte Mitarbeiterführung und Mitarbeiterkommunikation lassen sich die Arbeitsproduktivität und Stimmung im Team deutlich verbessern.

Unproduktive Mitarbeiter: kein unabänderliches Schicksal

Unproduktivität kennt viele Gesichter. Wir stellen Ihnen die „Nicker“ und „Unmotivierten“ vor.

Die „Nicker“

Mitarbeiter der Kategorie „Nicker“ hören sich Ihre Anweisungen an und versprechen Ihnen, dass sie sie befolgen werden. Hinterher stellen Sie fest, dass sie ihre Aufgaben nicht richtig umgesetzt haben. Nicht immer handelt es sich um Personen, die „schwer von Begriff“ oder zu bequem sind. Manchmal fehlt es einfach an Praxiserfahrung, Wissen oder Selbstbewusstsein. Nicht jedem Teammitglied fällt es leicht, so etwas zuzugeben.

ZSH-Tipp:

Ermuntern Sie Ihr Team und vor allem die „Nicker“, Fragen zu stellen. Es versteht sich von selbst, dass Sie sich dann auch die Zeit nehmen sollten, jede Frage geduldig zu beantworten.

Die Unmotivierten

Sie kennen sie bestimmt: Die Mitarbeiter, die ständig auf ihrem Mobiltelefon daddeln oder sich anderen persönlichen Angelegenheiten widmen. Sobald Sie in der Nähe sind, wird diese „Mitarbeiter-Spezies“ plötzlich rührig. Wenn Sie sie ertappen, haben die betroffenen Personen immer eine Ausrede parat. In solchen Fällen führen nicht Sie die Mitarbeiter, sondern Sie werden an der Nase herumgeführt.

Natürlich ist nicht jeder Angestellte, der mal eine SMS verschickt, unproduktiv. Teammitglieder, die nur in Ihrer Gegenwart arbeiten, kommen allerdings ihrer Verantwortung nicht nach und verschwenden wertvolle Praxisressourcen. Das Problem: Motivierte Mitarbeiter, die das Gehalt der Unmotivierten „mitverdienen“ müssen, verlieren dadurch ebenfalls die Motivation. Ein guter Grund, untätige Underperformer nicht einfach so „durchzuschleppen“, sondern die Problematik auf den Tisch zu bringen.

Mitarbeiterkommunikation: ein wichtiger Pfeiler der Mitarbeiterführung

Regeln aufstellen, kommunizieren, fördern

Zusammenhalt und Produktivität lassen sich nur durch eine effiziente Mitarbeiterkommunikation erreichen. Ohne Regeln und Ihre gezielte Unterstützung geht es aber nicht.

• Optimieren Sie die Kommunikation in Ihrer Zahnarztpraxis. Sprechen Sie aus, was Sie beschäftigt und ermuntern Sie Ihre Angestellten, dasselbe zu tun.
• Formulieren Sie Ihre Erwartungen und Ziele (Beispiel Pünktlichkeit, Sauberkeit, Freundlichkeit am Telefon, Erledigung einer bestimmten Aufgabe bis zu einem bestimmten Zeitpunkt etc.).
• Finden Sie heraus, ob und in welchem Umfang Mitarbeiter bei der Bewältigung ihrer Aufgaben Hilfe brauchen und leisten diese, wenn möglich.
• Stellen Sie sicher, dass Ihr Team geschult und gecoacht wird, ohne dass der Einzelne dabei überfordert wird.
• Finden Sie heraus, was Ihre Angestellten motiviert und bieten Sie Anreize.
• Halten Sie zur Verbesserung der Abläufe und zur Förderung von Produktivität und Arbeitsmoral Team-Meetings ab.

Probleme ansprechen statt unter den Teppich kehren

Oft fällt es Praxisinhabern schwer, Probleme zu benennen und sich einzugestehen, dass diese am Praxiserfolg nagen. Ist das Team sehr klein, fürchtet sich der Zahnarzt oft davor, als Tyrann zu gelten und mit seiner berechtigten Kritik die Mitarbeiter zu verprellen. Aussitzen löst das Problem aber nicht, sondern verschlimmert es nur.

ZSH-Tipp:

Haben Sie keine Angst, unangenehme Fragen zu stellen, plausible Antworten zu erwarten und Leistungen einzufordern – sei es dem Einzelnen oder dem gesamten Team gegenüber.

Das Mitarbeitergespräch: manchmal eine harte Nuss

Sind Sie schon länger unzufrieden mit einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter? Erfüllt sie oder er Ihre Erwartungen nicht? Dann laden Sie die betreffende Person zu einem Mitarbeitergespräch:

• Schildern Sie der Person Ihre Beobachtungen und formulieren Sie Ihre Erwartungen.
• Erklären Sie ihr, welche negativen Auswirkungen ihr Verhalten auf den Praxiserfolg, die Kollegen und letztendlich auf sie selbst hat.
• Fragen Sie sie, ob ihr etwas fehlt, um ihre Arbeit gut zu machen, und hören Sie sich zu unterbrechen die Antwort an.
• Fassen Sie zusammen, was sich in Zukunft konkret ändern soll. Falls Frage 3 mit „Ja“ beantwortet wurde, versprechen Sie, Ihren Teil zu einer Verbesserung beizutragen.
• Einigen Sie sich auf einen weiteren Gesprächstermin – beispielweise nach einem Monat – um zu besprechen, inwieweit eine Besserung eingetreten ist.
• Räumen Sie im Zweitgespräch eine weitere Frist ein, falls immer noch Probleme bestehen.

Selbst wenn Sie zunächst der Überzeugung sind, nichts falsch gemacht zu haben, ist Punkt 3 sehr wichtig. Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter wird sich durch Ihr implizites Hilfsangebot wahrgenommen und nicht einfach nur abgekanzelt fühlen. Möglicherweise gibt es ja tatsächlich Stellschrauben, an denen Sie drehen können, um zu einer Verbesserung der Situation beizutragen.

Perspektivenwechsel: Hören Sie auch die andere Seite

Manchmal gibt es Gründe für unmotiviertes Verhalten, die sich relativ schnell beheben lassen. Wer sich beispielsweise nicht wertgeschätzt fühlt, kündigt innerlich und hat keine Lust, Leistungen zu erbringen. Ein klärendes Gespräch oder eine Teamsitzung können hier Wunder wirken. Mitunter ist die Atmosphäre danach schlagartig produktiv und positiv. Ändert sich die Situation nach mehreren Gesprächen und trotz Ihrer eigenen Bemühungen nicht, ist es besser, sich von den betreffenden Mitarbeitern zu trennen. Sie können unproduktiven Teammitgliedern nur die Hand reichen. Ergreifen müssen sie sie selbst.

ZSH-Tipp:

Der Erfolg einer Zahnarztpraxis ist ohne eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Team nicht denkbar. Teamarbeit wiederum funktioniert dann am besten, wenn man regelmäßig miteinander spricht. Ein Grund mehr, nicht nur dann gemeinsame Besprechungen abzuhalten, wenn es ein Problem gibt.

Teambesprechungen / Teammeetings: eine zeiteffiziente Methode des Personalmanagements

Vorteile von Teambesprechungen, die Sie kennen sollten

Gleicher Wissensstand

Der Mangel an Informationen führt zu vielen Missverständnissen. Ein Teammeeting gibt Ihnen und Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, einander zeiteffizient mit allen wichtigen Informationen zu versorgen.

Vereinfachte Problemlösung

Probleme in der Zahnarztpraxis lassen sich meist nicht im Alleingang lösen. Eine Teambesprechung verteilt die Verantwortung für effiziente Arbeitsabläufe und ein gutes Teamklima auf allen Schultern. Oftmals erhalten Sie von Ihren Mitarbeitern in Teamversammlungen wertvolle Denkanstöße.

Schaffung eines positiven Arbeitsumfeldes

Es ist schwierig, Menschen zu führen, die sich mit ihrer Chefin / ihrem Chef oder mit den Kollegen nicht wohlfühlen. In Teammeetings kommt man einander näher und schafft ein positives Arbeitsumfeld. Es muss auch nicht immer nur um Verpflichtungen und Regeln gehen. Feiern Sie ruhig auch gemeinsam Ihre beruflichen und persönlichen Erfolge.

Gelegenheit für Leistungsfeedback

Besprechungen sind die ideale Plattform für ein gegenseitiges Leistungsfeedback. Mögliche Ansatzpunkte für eine Leistungsverbesserung können gleich im Anschluss besprochen werden. Indem alle Ihre Gedanken und Sorgen teilen, wird ein offenes Klima geschaffen und „Tratsch“ vorgebeugt.

Raum für Ideen

Im hektischen Arbeitsalltag geht so manche einsam ausgetüftelte Idee unter. Ein Teammeeting bietet allen die perfekte Gelegenheit, neue Ideen zu präsentieren und besprechen. Wer Arbeitsabläufe aktiv mitgestalten darf, fühlt sich gebraucht und kommt viel lieber zur Arbeit.

Einhaltung von Leitlinien

Haben Sie sich und Ihrem Team Leitlinien gesetzt? Im Rahmen regelmäßiger Treffen können Sie deren Einhaltung auf den Prüfstand stellen. Manchmal kann es notwendig sein, einzelne Leitlinien zu optimieren, zu ergänzen oder ganz zu streichen.

Mitarbeiter-Motivation: der Schlüssel zu einem besseren Praxisklima

Nur Angestellte, die gerne arbeiten, sind loyal und entfalten ihre vollen Talente. Deshalb ist es wichtig, sie zu motivieren.

Zollen Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Anerkennung.

Loben Sie Ihre Mitarbeiter auch einmal zwischendurch und nicht nur im Rahmen offizieller Mitarbeitergespräche. Warum einer souveränen Mitarbeiterin nicht einmal sagen: „Toll, wie Sie heute mit der schwierigen Patientin umgegangen sind.“ Ein Lob zur rechten Zeit verleiht Flügel.

Belohnen Sie Ihre Mitarbeiter.

Jeder freut sich über ein „verbales Schulterklopfen“, aber manchmal braucht es mehr als das. Wie wäre es mit einer freiwilligen Gehaltserhöhung oder einem Extrabonus? Genauso freuen sich Ihre Mitarbeiter über einen zusätzlichen freien Tag oder einen Restaurant-Gutschein.

Schaffen Sie ein mitarbeiterfreundliches Arbeitsumfeld

Ihre Angestellten verbringen viele Stunde des Tages in Ihrer Zahnarztpraxis. Richten Sie diese einladend und warm ein, damit es ihr zweites Zuhause wird. Wenn Sie Platz haben, ist ein separater Personalraum mit bequemen Möbeln und einer Pantry-Küche eine wunderbare Idee.

Schwören Sie Ihr Team auf gemeinsame Ziele ein.

Jede zahnmedizinische Praxis sollte eine langfristige Vision verfolgen wie zum Beispiel: „Bis zum Jahr X haben wir soundosviele Neupatienten gewonnen“. Setzen Sie sich im Team Leitlinien und Einzelziele, um diese Vision zu verwirklichen. Wichtig: Prüfen Sie in regelmäßigen Einzelgesprächen und/oder Teamsitzungen, ob die Ziele auch erreicht wurden. Mit der Schaffung gemeinsamer Ziele geben Sie Ihren Mitarbeitern eine Richtung vor und motivieren sie, unaufgefordert effizienter zu arbeiten.

Bieten Sie Fortbildungsmöglichkeiten

Gut ausgebildete Mitarbeiter sind sehr wichtig für den Praxiserfolg. Mit einem umfassenden Fortbildungsangebot motivieren Sie Ihre Mitarbeiter, aktiv ihr Tätigkeitsfeld zu erweitern.

Ein wenig Spaß zwischendurch: Durchbrechen Sie die Alltagsroutine.

Irgendwann tritt bei jedem das Gefühl langweiliger Routine ein. Mit kleinen Aufmerksamkeiten und Events können Sie „dem ewig gleichen Trott“ entgegenwirken. Laden Sie regelmäßig – zum Beispiel an einem Mittwoch pro Monat – zu einem gemeinsamen Mittagessen oder „Kaffeekränzchen“ ein, egal ob in der Praxis oder außerhalb. Gibt es in Ihrer Nähe schöne Grünanlagen? Ein gemeinsamer Spaziergang ist nicht nur gesund, sondern sorgt auch für ein wenig Auflockerung.

Dies sin nur wenige Beispiele für mögliche Motivationsstrategien. Finden Sie weitere, indem Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Mitarbeiter kennenzulernen.

Wir hoffen, dass wir Ihnen einige wichtige Impulse zu den Themen Mitarbeiterführung und Mitarbeiterkommunikation geben konnten.

Haben Sie noch Fragen? Wir, Ihr Team von ZSH beraten Sie gern. Ganz gleich ob Zahnarzt, Zahnarzt in Assistenzzeit oder Berufsanfänger – unsere Spezialisten von ZSH, begleiten Sie in Ihre private und berufliche Zukunft.